GRUBER.HAUS Holzhaus | Holzbau
Karrire zweier Mitarbeiter von gruber.haus
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Digitale Abläufe im Holzbau: Best Practice von GRUBER.HAUS

Holzbau – da denkt man erstmal an Werkbank, Schreinerwerkzeuge und dem Geruch frisch gehobelter Fichte. Nach Handarbeit, gewachsener Erfahrung und dem geübten Auge des Zimmerers. All das stimmt und doch gehört hier noch mehr dazu.

Denn parallel zur Werkstatt gibt es bei uns einen zweiten Arbeitsplatz, der inzwischen genauso wichtig geworden ist: den Bildschirm. Seit gut drei Jahren stellen wir bei GRUBER.HAUS Schritt für Schritt um – auf digitale Prozesse, klare Strukturen und sinnvoll eingesetzte Künstliche Intelligenz. Nicht, weil es gerade im Trend ist, sondern weil wir gemerkt haben: Digitalisierung im Handwerk ist heute kein Luxus mehr, sondern Notwendigkeit und wer 25 Jahre Erfahrung im Handwerk mitbringt, sollte sich diese Erfahrung nicht durch Excel-Wildwuchs und verlorene E-Mail-Threads selbst entwerten.

Wie das bei uns aussieht? Hier ein offener Blick hinter die Kulissen.

 

1. Zentrale Prozesse: Von der Anfrage bis zur Übergabe

Asana als Single Source of Truth.
Bei uns landet jeder Arbeitsschritt im Büro in Asana. Schon bevor aus einer Anfrage ein konkretes Projekt wird, läuft alles über ein vorgelagertes Vertriebsprojekt – Anfragen, Erstgespräche, Kalkulationen. Jeder Schritt bekommt seine eigene Aufgabe.

Wird dann tatsächlich gebaut, legen wir für jedes Haus ein eigenes Kundenprojekt an mit klaren Sections:

  • Planning – Konzept, Werkplanung, Bemusterung

  • Execution – Produktion und Aufbau

  • Handover – Übergabe und Nachbetreuung

Damit wir nicht jedes Mal bei null anfangen, arbeiten wir mit Templates für wiederkehrende Projekte, denn Copy-Paste statt Neuentwicklung spart tatsächlich eine Menge Zeit.

Mails mit wichtigen Inhalten landen bei uns übrigens ebenfalls in Asana, sodass jeder im Team mitbekommt, was läuft. So sitzt niemand mehr auf wichtigen Informationen in einem versteckten E-Mail-Thread. Alle arbeiten mit aktuellen Unterlagen.

Dashboards und Kapazitätsplanung

Wer Daten nur sammelt, ohne sie auch zu nutzen, hat eigentlich nichts gewonnen. Deshalb haben wir Dashboards, die uns auf einen Blick zeigen:

  • wie viele Anfragen reinkommen

  • wie hoch unser aktuelles Bauvolumen ist

  • welches Baubudget sich daraus ableitet

  • wo in der Region unsere Projekte verteilt sind

Das hat zwei direkte Effekte. Erstens können wir realistisch planen, was wir noch annehmen können und was nicht. Zweitens sehen wir schwarz auf weiß, ob unser Marketing tatsächlich qualifizierte Anfragen bringt – oder eben nicht. Das hilft uns, ehrlich auf unsere eigene Arbeit zu schauen.

Spezialisierte Workflows in den Fachbereichen

Nicht jeder Bereich braucht dieselben Werkzeuge. Zwei Beispiele aus unserem Alltag:

  • Werkplanung: Die strukturelle Planung läuft mit KI-Unterstützung (wir arbeiten unter anderem mit Claude) deutlich schneller. Varianten lassen sich so beispielsweise zügig durchspielen und Entscheidungen besser dokumentieren.

  • Kalkulation: Kostenberechnungen laufen automatisiert. Auch hier hilft Claude beim Konsistenzcheck und beim Abgleich mit Regelwerken, was zu weniger Rechenfehler und mehr Zeit für die strategische Arbeit führt.

 

2. KI als Werkzeug im Alltag

Ehrlich gesagt: KI war für uns Neuland. In vielen Bereichen ist sie es nach wie vor. Das ist auch keine Schande, denn für die allermeisten Betriebe sieht es ähnlich aus. Wichtig ist, systematisch vorzugehen, statt gleich auf jeden Zug aufzuspringen.

Bevor wir KI einsetzen, stellen wir uns deshalb drei einfache Fragen:

  • Geht das nicht einfacher?

  • Geht das nicht effizienter?

  • Gibt es einen Teil der Arbeit, der immer nach Schema F läuft?

Wenn wir mindestens eine davon mit Ja beantworten, schauen wir uns an, ob KI hier wirklich hilft. Wenn nicht, lassen wir es einfach.

Was wir dabei gelernt haben:

Das Schlimmste, was einem eingespielten Handwerksbetrieb passieren kann, ist Betriebsblindheit. Irgendwann sieht man die eigenen Prozesse nicht mehr kritisch. Das richtige Hinterfragen mit KI – also nicht „mach mir mal", sondern „was läuft hier eigentlich nicht gut?" – deckt Lücken auf, die uns sonst weiter Zeit und Geld gekostet hätten.

Wo KI für uns Sinn ergibt:

  • Zeitersparnis bei Routineaufgaben, Textentwürfen, Datenprüfung

  • Qualitätsverbesserung durch Konsistenzprüfung, Fehlersuche, Prozessoptimierung

Wo der Mensch unersetzbar bleibt:

  • Kreative Kundenberatung

  • Finale Entscheidungen

  • Rechtliche Überprüfung

Das sind die Dinge, die bei uns nicht delegiert werden – auch nicht an noch so schlaue Tools.

 

3. Menschliche und organisatorische Faktoren

Tools allein machen keine Digitalisierung. Das größere Thema ist immer das Team. Bei uns haben wir gesehen: Es gibt diejenigen Kolleginnen und Kollegen, die von Anfang an Feuer und Flamme waren und sich gegenseitig angespornt haben, schneller und besser zu werden. Und es gibt diejenigen, die deutlich länger gebraucht haben – zögerlich, vorsichtig, manchmal überfordert. Beides ist normal und zu erwarten.

Die eigentliche Aufgabe ist es, dass der Spalt zwischen den schnellen und den langsamen Lernenden nicht zu groß wird. Dafür braucht es:

  • Regelmäßige Termine für Fragen, Hilfe und Austausch

  • Konkrete Begleitung und das das Tool nicht nur einmal zeigen, sondern dabei sein und helfen, wenn es hakt

  • Zeigen, was machbar ist und mit Erfolgsbeispiele aus dem eigenen Team motivieren

Digitalisierung lebt vom Mitnehmen aller. Wer das verschläft, hat am Ende vielleicht die schickste Software, aber niemanden, der sie wirklich nutzt. Zudem sollte Automatisierung nur das Wiederkehrende übernehmen, wie Routinen, Checklisten und Qualitätsprüfung. Menschliche Expertise bleibt da, wo es darauf ankommt: in Kundengesprächen, in kreativen Lösungen, in strategischen Entscheidungen. Das Ergebnis: Unser Team hat mehr Zeit für das, was wirklich zählt.

 

4. Lessons Learned: Was funktioniert – und was nicht

Drei Jahre digitale Transformation klingen kurz, aber konnten dadurch bereits eine Menge Erkenntnisse sammeln, die wir gerne weitergeben:

Was funktioniert:

✓ Prozesse vorher dokumentieren: Wer automatisieren will, sollte den aktuellen Ablauf erst einmal verstehen.

✓ Klein starten: Nicht alle Prozesse gleichzeitig umstellen.

✓ Feedback einholen: Die besten Ideen kommen von denen, die täglich damit arbeiten.

✓ Regelmäßig überprüfen: Funktioniert die Automatisierung noch oder ist sie längst zur Belastung geworden?

Was nicht funktioniert:

✗ Zu viele Tools gleichzeitig: Das sorgt meistens eher für Verwirrung anstelle von Effizienz.

✗ KI ohne klare Richtlinie einführen: „Wir nutzen jetzt KI" ist kein Plan.

✗ Prozessänderungen ohne das Team durchziehen: Widerstand ist garantiert.

✗ Einmal implementieren und dann vergessen: Digitalisierung ist nichts, was man irgendwann abhakt.

Ausblick: Wohin die Reise geht

Wir sind noch lange nicht fertig. Was uns aktuell beschäftigt:

  • Tiefere KI-Integration, zum Beispiel Predictive Analytics für Projektrisiken oder eine teilautomatisierte Angebotserstellung

  • Branchenstandards entwickeln – mit anderen Holzbaubetrieben austauschen, was funktioniert und was nicht, statt dass jeder für sich allein bastelt

Wir wollen weder ständig hinterherrennen noch jedem Trend folgen. Wir wollen einfach gute Arbeit machen und dafür sind durchdachte digitale Abläufe heute schlicht die bessere Grundlage als jede Excel-Liste, mit der wir früher gearbeitet haben.

Und am Ende geht es uns um genau das, was uns seit über 25 Jahren antreibt: ein Holzhaus zu bauen, das den Menschen, die darin leben, genau das gibt, was sie brauchen. Die Tools sind nur Mittel zum Zweck.

 

Weiterführende Informationen zum Thema

Wer tiefer in das Thema Digitalisierung im Handwerk einsteigen möchte, findet bei diesen Anlaufstellen von Förderhinweisen über Praxistipps bis hin zu Studien jede Menge fundierte Inhalte: